Vamos falar de um assunto primordial e que faz parte da rotina do síndico? A pauta é: cotação de empresas. Todos falam da importância de ter 3 empresas para ser um processo de transparência, mas você síndico, já parou pra pensar nas reais exigências que uma cotação ou licitação necessita ter?
Vamos pensar sempre que o síndico é o responsável pelo condomínio, seja pelo ônus e bônus dos méritos. É sempre importante estar resguardado. Por exemplo, se for uma licitação para obra de fachada, já pensou no drama que pode gerar caso você não siga passos simples, mas primordiais?
Primeiro passo: Chame uma assembleia e solicite uma Comissão de Obras. Peça que 3 a 6 moradores possam participar dessa comissão para que possam avaliar todo o processo junto com você e o Conselho Fiscal. Essa comissão vai ajudar a buscar no mercado, ou pelo menos tomar ciência das empresas que foram solicitadas a participar da licitação. É necessário sempre ter tudo escrito e todas as reuniões serem acompanhadas por um Livro Ata com as notas e as assinaturas dos participantes.
Segundo passo: Solicitar dessa comissão um engenheiro para estudo do caso, lembrando, estamos tomando como exemplo, obras de fachada. Então, é importante que façam também um processo licitatório do engenheiro responsável para realizar o escopo. Se tiver um Laudo de Autovistoria, é importante que esse engenheiro escolhido tenha acesso a esse laudo para que possa atender qualquer exigência de fachada na reforma.
Terceiro passo: Engenheiro escolhido? Escopo realizado? Perfeito! Passar para as empresas o escopo e dar prazo para que as elas possam realizar visitas ao local, tomar notas, fazer fotos, tirar dúvidas, conversar com o engenheiro para entregar a proposta. Exigir que as propostas sejam entregues com os seguintes documentos: Cartão de CNPJ, Quadro societário com Capital Social da empresa, verificar se a empresa possui seguro de responsabilidade civil, Certidões Negativas, cópia do Alvará da empresa, CREA do engenheiro responsável da empresa e cópia do contrato social.
Quarto passo: Solicitar ao jurídico que faça uma busca de todas as empresas que estão participando para conhecer se há processos trabalhistas, criminal, etc.
Quinto passo e o mais importante: Exigir em contrato que a empresa faça um seguro de responsabilidade civil para a sua obra. Tenha em mente que em uma obra tudo pode acontecer e será sua responsabilidade qualquer sinistro. Por isso é importante que a empresa tenha o seguro para resguardar o condomínio de acionar esse seguro e deixar claro no contrato que qualquer ocorrência, se necessário, será acionado o seguro da contratada.
Com esses 5 passos de sucesso, você só precisa junto com a Comissão de Obras e Conselho Fiscal, junto do jurídico, alinhar quais empresas que melhor atendem o condomínio. Selecionar pelo menos 3 empresas, compartilhar previamente com os moradores toda a documentação e levar o
tema para a Assembleia Geral e sacramentar a escolha.
Nunca é demais ter segurança, transparência e organização. Com esses 5 passos, o síndico estará pronto para encarar esse desafio. Tenha o trabalho sempre alinhado com a Comissão de Obras, o Conselho Fiscal e o Engenheiro responsável para fiscalizar a obra. Sim, muito importante o condomínio ter um engenheiro para fiscalizar e cobrar a empresa. Contar apenas com o conselho da contratada pode lhe trazer alguns atrasos por falta de conhecimento técnico.
E assim amigo(a) síndico(a), você está pronto com esses 5 passos e pode levar esse exemplo para qualquer contratação de serviço, basta conhecer as necessidades de cada serviço e adequar.
Um grande abraço do Portal Cyber,
Fernanda Barcelos
Síndica Profissional
COO da empresa SINDICO RIO
Colunista Portal Cyber
